WoW #2 – Digitale Kommunikation

Digitale Kommunikationssysteme haben in Unternehmen eine lange Evolution durchlaufen, die auch noch lange nicht zu Ende ist. Am Anfang stand die heute noch immer unverwüstliche Email, die zusammen mit den geteilten Kalenderfunktionen den Arbeitsalltag organisieren kann.  Zeitgleich zum Internet entwickelten sich Intranets, zentrale Dateiablagesysteme, Wikis und Soziale Medien in vielen Varianten. Die Sprachtelefonie wurde durch die Umstellung auf VoIP zu einem gebündelten System, das mit Personenverzeichnissen und Kalender gekoppelt werden konnte, um auch Räume und weitere Ressourcen digital verwalten zu können. Videosystem gibt es heute in vielen qualitativ abgeschichteten Varianten – vom 1-1 Gespräch von Notebook zu Smartphone oder in höherwertigen Qualitäten zum Verbinden von Besprechungsräumen oder dem Teilen von Desktops bis hin zu Konferenzräumen, die mit HD-Kameras und HD-Bildschirmen die Illusion der direkten Zusammenarbeit über Städte und Kontinente hinweg ermöglichen. Die vertikale und horizontal saubere Integration dieser Systeme ist für eine hohe Akzeptanz unerlässlich.

Ein Schlüssel für die „digitale Collaboraton“ sind digitale Geschäftsprozesse, bei denen Papier am besten gar nicht mehr vorkommt. Da, wo unerlässlich, sollte Papier aber nur noch ein möglicher Eingangspunkt sein, wobei das Quelldokument nach Vollständigkeitsprüfung gleich vernichtet werden sollte. Am anderen Ende des Prozesses kann ein Stück Papier auch ein mögliches Teilergebnis eines Prozesses sein, da möglicherweise aus formalen Gründen noch eine Unterschrift erforderlich ist. Digitale Geschäftsprozesse sind gestaltbar und messbar. Auf dieser Basis kann man die Prozesse verbessern (Business Process Management), man kann sie in der Effizienz messen und steuern (Business Activity Monitoring) und man kann Teile herauslösen und an anderen Stellen erbringen (Business Process Outsourcing). Letzteres wird nur funktionieren, wenn neben dem eigentlichen Prozess auch das zum Prozess gehörige Wissen dokumentiert ist und mehrsprachig gepflegt wird. Automatische Übersetzer bieten sich für eine globale Zusammenarbeit an. In der laufenden Evolutionsstufe werden diese Systeme immer tiefer integriert, wobei zunehmend auch externe Unternehmen über Schnittstellen mit eigenen Unternehmensprozessen verbunden werden. Bei Lieferantenprozessen gibt es hierzu die eingeschliffenen Begriffe und Prozesse unter dem Oberbegriff EDI, für Case-Management-Systeme gibt es keinen globalen Standard und man muss sich selbst an seine Definitionsarbeit machen. Chatbots sind digitale Assistenten, die in die Prozesse für die Erledigung von zunächst einfachen Arbeiten eingebunden werden können. In Kopplung mit Technologien aus dem „Machine Based Learning (MBL)“ können Bots aber auch zunehmend komplexere Aufgaben rund um die Uhr erledigen, ohne müde zu werden.